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La Evolución de las Compras Electrónicas del Gobierno de Brasil promovidas por el portal Comprasnet.


Organismo:Ministerio de Planificación, Presupuesto y Gestión - MP - Secretaria de Logística y Tecnología de Información – SLTI.

Temática: Licitaciones y Contratos: Compras Electrónicas y Gobierno Electrónico.

País: Brasil.

I. Resumen de la experiencia

En junio de 1993 el gobierno promulgó la Ley Nº 8.666 que estableció y creó nuevos criterios, procedimientos y modalidades de licitaciones comenzando un importante proceso de modernización en el ámbito de las compras y contrataciones públicas. Los objetivos buscados con este proceso fueron mejorar los mecanismos de control y optimizar el monitoreo de los procesos licitatorios que hasta ese momento se realizaban manualmente. En esta forma, en el año 1994 se creó el SIASG que permitió una mayor eficiencia en la gestión de los recursos públicos.

Continuando el proceso de modernización de las compras y contrataciones se implementó en 1998 Comprasnet -versión web de SIASG- con el propósito de dotar a la Administración pública de un conjunto de herramientas informatizadas y sistemas electrónicos de compras.

Con la implementación de Comprasnet se han mejorado los niveles de transparencia en los procesos de compra y contratación, aumentado la economía en la utilización de gasto público y acrecentado la celeridad en los procesos de compras. Además, es el único sistema de contratación pública validado por el BIRD y el BID para gestionar los recursos que dichos organismos ponen a disposición del gobierno de Brasil.

Las adquisiciones de bienes y servicios, comparando los ejercicios de 2004 y 2005 ha generado un ahorro del orden de un 9% permitiendo una economía del orden de 230.128.208 millones de dólares, atribuida al uso del Portal Comprasnet.

Entre sus reconocimientos Comprasnet cuenta con el Sello de “Buena práctica de gobierno electrónico” de la Comunidad Económica Europea. Certificado emitido por la comisión europea que organizó la “Conferencia de Gobierno Electrónico "E-GOVERNMENT CONFERENCE: FROM POLICY TO PRACTICE".

II. Objetivos esperados con la implementación de la práctica

Los objetivos del proyecto fueron los siguientes:

• Optimizar la gestión de las compras públicas con el fin de realizarlas y administrarlas en forma descentralizada.

• Reducir los costos asociados a los procesos de contratación pública.

• Tener disponibilidad de información gerencial sobre los procesos de contratación.

• Aumentar la rapidez en los plazos de ejecución de procesos de licitación.

• Reducir los costos operacionales de procesos tanto para el gobierno como para el proveedor.

• Ampliar la participación de pequeñas empresas en los negocios con el Estado.

• Aumentar la transparencia y control social del gasto público.

Para el logro de tales objetivos, una nueva concepción de compras y contrataciones de bienes y servicios fue establecida en el ámbito de la Administración Pública. Esta se inició con la implantación del Sistema Integrado de Administración de Servicios Generales - SIASG, concebido de acuerdo con las etapas del ciclo de vida de los procesos de licitación.

En este contexto, Comprasnet forma parte del SIASG que a partir de las disposiciones legales introducidas y en virtud de la aplicación de tecnologías de información y comunicación TIC, permite a los organismos públicos realizar procesos licitatorios virtuales a través de internet por medio de sistemas de anuncios electrónicos y presenciales, facilitando a participación de proveedores lo que permite mayor transparencia y monitoreo de todas las fases de sesión pública.

Asimismo, el Portal de Compras del Gobierno Federal denominado Comprasnet (www.comprasnet.gov.br), fue desarrollado como un sistema electrónico integrado a módulos preexistentes del SIASG, para atender los objetivos mencionados y, principalmente, con la finalidad de hacer disponibles herramientas para la realización de compras electrónicas lo que ha representado disminución de precios del orden de un 20% a 30%, en relación con anteriores sistemas aplicados.


III. Contexto de la experiencia

El proceso de modernización de las compras y contrataciones públicas en el ámbito del Gobierno Federal se inició con la publicación de la ley nº 8.666/93 que sistematizó y actualizó las actividades de licitación y contratos institucionalizando nuevas modalidades y procedimientos para la realización de procesos licitatorios. Con el amparo legal del Decreto nº 1.094/94, se implantó el Sistema Integrado de Administración y Servicios Generales – SIASG, haciéndose obligatoria su utilización por parte de la administración pública. Lo anterior, se ha constituido en una herramienta informática que permite realizar acciones de gerenciamiento, control y monitoreo de compras y contrataciones gubernamentales. De esta forma, las adquisiciones públicas en todas las modalidades previstas en la legislación pasaron a ser registradas en el SIASG lo que automatizó la publicación de las licitaciones y sus resultados. El SIASG evolucionó y se amplió durante todos esos años pasando a ser compuesto por los siguientes módulos:

• Catastro de proveedores.

• Catálogos de Materiales e Servicios.

• Registro e divulgación de estado de las licitaciones.

• Actas de Registro de Precios.

• Registro de resultados de concursos y licitaciones.

• Contratos y Convenios .

El alto costo directo asumido por el gobierno, la cantidad de información en términos del volumen de procesamiento y la necesidad de hacer más rápido y transparente los procesos de licitación, constituyeron factores determinantes para la implementación del Portal Comprasnet.

En mayo de 2000, el Gobierno Federal instituyó una nueva modalidad de licitación denominada “Anuncios”, regulada mediante una legislación específica, la que incluye procedimientos para la implantación del Sistema de Anuncios Electrónico. Disponibles en Internet, los anuncios electrónicos son utilizados de forma más amplia, posibilitando amplia participación, transparencia y principalmente, una alta desburocratización de procesos licitatorios que con reglas propias permitan la eliminación de etapas, inversión y agilización de procedimientos.

El éxito de esta iniciativa inédita del Gobierno Federal, ha requerido la disponibilidad de recursos humanos, financieros y tecnológicos además de la superación de barreras naturales tales como:

• Diferentes culturas regionales derivadas de la dimensión continental del país.

• Resistencias a las acciones innovadoras, y la necesidad de capacitación específica de servidores públicos federales.

• Necesidad de calificación específica de los servidores públicos federales.

Actualmente, los sistemas disponibles en SIASG-Comprasnet están amparados en la siguiente legislación:

• Ley nº 8.666, de 21 de junio de 1993, establece normas generales de licitación y contratos;

• Decreto nº 1.094 de 23/03/1994, instituye el Sistema Integrado de Administración de Servicios generales – SIASG;

• Medida Provisoria nº 2.026 de 04/05/2000, instituye la modalidad “Anuncios”;

• Decreto nº 3.555 de 08/08/2000, reglamenta o Anuncios Presencial;

• Decreto nº 3.697 de 21/12/2000, reglamenta o Anuncios Electrónico;

• Última edición MP- nº 21.182-18, de 23/08/2001, con validez de un año, convertida en ley nº 10.520 de 17/07/2002;

• Decreto nº 5.450 de 31/05/2005, revoca el Decreto nº 3.697/2000, reglamenta y torna obligatorio o Anuncios, preferencialmente, en forma electrónica;

• Decreto nº 5.504 de 05/05/2005, establece la utilización de Anuncios Electrónico en las contrataciones de bienes y servicios comunes en el posterior proceso de traslado de recursos de la Unión.

IV. Etapas del proceso y factores críticos de éxito

La búsqueda de soluciones para las dificultades que se acumulaban en el seguimiento de las procesos logísticos, y más específicamente en las unidades de compras de los organismos federales, instó que se publicara el decreto nº 1.094/1994, que estableció como herramienta gerencial para a Administración Pública, el Sistema Integrado de Administración de Servicios Generales (SIASG). El trabajo se inició con la implantación de un Sistema de Catálogo de Materiales y Servicios (CATMAT/CATSER), seguido de la implementación del Sistema Unificado de Catastro de Proveedores - SICAF, puesto en marcha en 1995. En 1997, se desarrolló el Sistema de Divulgación Electrónica de Compras – SIDEC, permitiendo a todos los órganos de la Administración Pública Federal, divulgar sus licitaciones de forma electrónica y en la Prensa Oficial. En 1998, se hizo disponible el Sistema Precios Utilizados – SISPP, donde son registrados los resultados de todas las modalidades de licitaciones, constituyéndose en un banco de datos utilizado para la búsqueda referencial de precios.

También en ese período se implantó el Sistema de Contratos – SICON, con la finalidad de registrar en una misma base de datos los contratos firmados por la Administración Pública Federal. En el año 2001, fue implantado el Sistema de Minuta de Desempeño – SISME, integrado al Sistema de Administración Financiera- SIAFI, haciendo obligatorio la emisión de registro de desempeños por la SIASG, lo que llevó a tener mayores niveles de seguridad respecto a los registros realizados en el Sistema. En el año 2002, se publicó el Sistema de Registro de Precios – SISRP, que permite hacer públicas las actas donde son registrados los precios para los bienes y servicios, de uso pasivo por diversos organismos, con validez de hasta doce meses. En julio de 2005, se implantó el Sistema de Convenios – SICONV, para la inclusión de las informaciones de traslados de recursos federales y entidades e otras esferas de gobierno.

Paralelamente a la evolución de SIASG, se instauró a mediados de 1998 el portal Comprasnet, consolidándose en el año 2000 como el mayor y más importante Portal de Compras de Brasil. En diciembre de ese mismo año se realizó el primer anuncio electrónico vía internet.

En su trayectoria el Portal Comprasnet pasó a permitir la interacción, en tiempo real, del gobierno, proveedores y sociedades, haciendo disponible al público en general, avisos de todas las modalidades de licitaciones y permitiendo a los interesados su revisión sin ningún tipo de costo. También se encuentra disponible en el Portal Comprasnet, acceso a algunos módulos del SIASG, inclusive para registro parcial de proveedores (SICAFWEB), visualización, por medio de consulta a los anuncios publicados, monitoreo de los anuncios abiertos con sesión pública en operación, sistema de alertas para proveedores, accesos a todas las actas de anuncios (electrónicos y presenciales), acceso a las actas de registro de precios, legislación relevante actualizada, manuales de operaciones de los sistemas, incluso para proveedores, informaciones y datos estadísticos de las licitaciones en el país, ayuda a los usuarios entre otros. El equipo del portal Comprasnet realiza una atención promedio de 130 e-mails diarios.

El Sistema de Anuncios Electrónico, reglamentado por el Decreto nº 5.450/2005, es actualmente el principal instrumento de realización de licitaciones con recursos públicos e incluso internacionales provenientes desde el BIRD y BID. El Sistema permite de forma virtual y sin la identificación de los proveedores, el envío de propuestas; divulgación de eventuales impugnaciones y pedidos de aclaración sobre avisos de licitación; competencia entre los licitantes por medio de ofertas hasta la obtención del menor precio; cierre de la fase competitiva, aceptación del menor precio ofertado; habilitación del proveedor clasificado en el primer lugar; registro de intención de apelación por eventuales interesados; juicio de admisibilidad para cada propuesta registrada; generación electrónica del acta que contiene todas las informaciones tramitadas en la sesión pública de anuncios eletrónico y también dentro del plazo legal; y la canalización electrónica de recursos, impugnación de decisiones del licitador y de la autoridad competente, cuando sea el caso. También componen el Sistema, funcionalidades específicas para la adjudicación de propuestas. Durante la sesión pública, el Sistema permite a los avisadores el retorno entre las fases de aceptación, habilitación, intención de recurso y juicio de admisibilidad además de permitir, por medio de “Chat” la comunicación del licitador con los proveedores.

Por otro lado, los proveedores pueden reformular sus propuestas por medio de ofertas, siempre inferiores a su oferta anterior y registrar sus intenciones de reclamación, cuando sea necesario. También forma parte de las actas las impugnaciones, aclaraciones, recursos, y decisiones.

Comprasnet, también permite el acceso al Portal de Medicamentos, herramienta desarrollada en alianza con el Ministerio de Salud que refuerza la Gestión de Salud en el país y que pone a disposición informaciones relativas a las adquisiciones de medicamentos y precios referenciales, trámites de licitaciones, volúmenes de medicamentos adquiridos con la interacción de tres esferas del Gobierno, Unión, Estados y Municipios.

Se encuentra también disponible en Comprasnet, el Sistema de Cotización Electrónica de Precios, para cumplir lo dispuesto en el inciso II, do Art. 24, de la Ley nº 8.666/1993 (Dispensa de Licitaciones por Valor) y la resolución nº 306/2001. El Sistema permite, en los casos de dispensa de licitación, la competencia entre los proveedores observándose un importante instrumento para las adquisiciones de bienes y servicios por un valor máximo de US$ 3.300,00 tres mil trescientos dólares). Se trata de un Sistema bastante simplificado que después de la inclusión de solicitud de compras (especificación de los ítems que se pretende adquirir), opera totalmente de forma automatizada sin la presencia de un agente administrativo. Al ser incluida una solicitud de compras, el Sistema canaliza automáticamente mensajes (e-mails) a los proveedores registrados, discriminando la compatibilidad de la línea de productos por región del país, a la cual en proveedor opta para atender. El Sistema hace disponible las solicitudes de compras en el Portal de Compras do Gobierno Federal – Comprasnet, en un plazo mínimo de 4 (cuatro) horas y máximo de 48 (cuarenta y ocho) horas.

Factores críticos de éxito:

• Favorece determinantemente el éxito del proyecto, la experiencia acumulada por el gobierno federal en la concepción, implementación y evolución de soluciones informáticas de alta envergadura y amplitud desarrolladas en otros ámbitos de la Administración Pública.

• Mantención de equipos dedicados a la gestión y evaluación de Comprasnet.

• Inversión permanente para el mejoramiento continuo.

• La Secretaría de Logística e Tecnologías da Información (SLTI), implementó Programa Nacional de Capacitación utilizando recursos de vídeo-conferencia, cursos presenciales y laboratorios de práctica en todo el territorio nacional, estableciéndose también una alianza con la Escuela Nacional de Administración Pública – ENAP, que viene realizando cursos destinados para la Capacitación en Compras Pública y Formación de encargados de compra con alcance nacional.

• La generación de alianzas con otras instituciones del sector público y privado.

V. Medios utilizados

Costo de Desarrollo y de Operacionalización del Sistema.

Por tratarse de un conjunto complejo de Sistemas dinámicos y en constante evolución, el SIASG/Comprasnet requiere inversión permanente para su mejoramiento continuo. Para el ejercicio del año 2006, están previstos recursos del orden de US$ 7.818.930 (Siete Millones ochocientos dieciocho mil novecientos treinta dólares)

Plataforma 2 Servidores web
1 Servidor de Banco de datos
Base de datos SQL Server
Lenguaje de programación ASP ; VB
Forma de Acceso Internet – web


Desarrollo y mantención.

SERPRO, empresa pública de procesamiento de datos, responde por el desarrollo y disponibilidad del ambiente físico y actualización del Portal de compras del Gobierno federal. Posee con equipos dedicados incluso para el servicio de soporte (línea directa gratuita 0800. El número total de funcionarios que trabajar en estas tareas son aproximadamente 35.
Recursos Humanos

El Departamento de Logística y Servicios Generales – DLSG, mantiene equipos dedicados a la gestión y evaluación de Comprasnet. Las actividades inherentes al Sistema, están distribuidas en cuatro equipos con atribuciones específicas, estas son:
• Equipo I: Cuenta con cuatro integrantes que responden por la gestión del acceso al Sistema a través de la emisión, entrega y control de avisos.

• Equipo II: Cuenta con ocho integrantes que responden por el soporte a usuarios y por la orientación de los usuarios sobre el monitoreo de los sistemas electrónicos de compras. (Anuncios Electrónico, Presencial e Cotización Electrónica de Precios), además vela por los aspectos normativos aplicados a los sistemas.

• Equipo III: Cuenta con cuatro integrantes responsables de la especificación, monitoreo, homologación e implantación del Sistema y su mejoramiento continuo.

• Equipo IV: Cuenta con diez integrantes que trabajan en la catalogación de los materiales y servicios contratados en el ámbito de la Administración Pública Federal, sobre la base del modelo establecido por la Federal Supply Classification.

VI. Actores involucrados

La gestión del portal de compras – COMPRASNET es de responsabilidad del Ministerio de Planeamiento, Presupuestos y Gestión por medio de la Secretaria de Logística y Tecnologías de Información – SLTI y por el Departamento de Logística e Servicios Generales – DLSG, que trabaja en alianza con el Servicio Federal de Procesamiento de Datos – SERPRO. Esta última, responde por el desarrollo de las herramientas que componen COMPRASNET, el ambiente físico y por los servicios de atención a los usuarios (call-center 0800.978 2329).

VII. Resultados logrados

Registro Histórico de de Anuncios Eletrónicos Realizados.

Año
Cantidad.
Anuncios
2003
1.328
2004
2.757
2005
13.959

Número de procesos de compras y contrataciones de bienes y servicios, variación porcentual entre años:

Evolución porcentual del número de procesos de compras e contrataciones de bienes y servicios según modalidades de enero a diciembre de 2005:




Valor Final de compras e contrataciones de bienes y servicios comunes, segundo as modalidades – Enero a Diciembre de 2005


Valor Final de compras e contrataciones de bienes y servicios, variación porcentual, según modalidades entre los años de 2003/2004 y 2005.

Obs.: los valores fueron convertidos a dólar de final del ejercicio de 2005, US$ 2,43 informado por el Banco Central de Brasil

Cantidad de cotizaciones realizadas en el Sistema:

Año
Cantidad
Valor
2004
326
119.701,86
2005
6.682
2.456.676,26

Obs.: Compras hasta US$ 3.300,00

Histórico de Upload de Ediciones:

Año
Cantidad de Upload
2002
20.109
2003
21.146
2004
43.846
2005
57.543

Registro histórico de visitas al portal Comprasnet:

2002 2001 2002 2003 2005 2005
676.735 2.034.122 2.187.844 7.508.022 8.324.156 14.300.649

Catastro de Proveedores - SICAF


VIII. Premios y reconocimiento recibidos

El portal Comprasnet es el único sistema validado por los bancos BIRD/BID para la contratación de bienes y servicios financiados por dichos bancos. Entre los premios más importantes que se ha adjudicado el Sistema Comprasnet se tienen:

• El portal Comprasnet detenta el 6º Premio Hélio Beltrão, en la categoría de las compras gubernamentales.

• V Premio de excelencia en el sector público. Compras electrónicas en el sector público un desafío de cambio. Gestión de Compras Gubernamentales, Visión Histórica.

• VII Concurso de innovaciones en Gestión Pública Federal, Premio de Gestión –Premio Helio Beltrao - ANUNCIOS, Una nueva modalidad de Licitación.

• Sello de “Buena práctica de gobierno electrónico” de la Comunidad Económica Europea. Certificado emitido por la comisión europea de organización de la “Conferencia de Gobierno Electrónico "E-GOVERNMENT CONFERENCE: FROM POLICY TO PRACTICE".

Otros resultados:

Las adquisiciones de bienes y servicios, comparandos los ejercicios de 2004 y 2005 ha generado un ahorro del orden de un 9% permitiendo una economía del orden de 230.128.208 millones de dólares, atribuída al uso del Sistema de Anuncios Eletrónico en el 2005.


Persona responsable de contacto que presenta la propuesta: Sra Lorena F. Foresti.
Cargo: Directora de Logística y Servicios Generales.
Correo electrónico: [email protected]

     


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